Storytelling in Power BI

Rapporten maken die bij je publiek aansluiten

Bijna iedereen die Power BI rapporten ontwikkelt, heeft er waarschijnlijk wel eens mee te maken gehad – Dashboard Delivery Disappointment. Na dagen besteed te hebben aan het ontsluiten ven databronnen, het opschonen van de data, het modelleren en uiteindelijk het ontwerpen van een Power BI rapportage, gebruikt de gebruiker het rapport niet. Oké, misschien één keer tijdens de demo en de dag erna … en dan is er stilte.

Er zijn verschillende redenen waarom Power BI rapporten niet worden gebruikt: de data is onjuist (geen vertrouwen meer in de data), het rapport ontwerp is niet gebruiksvriendelijk of de gebruiker kan het antwoord op zijn vragen niet vinden in het rapport. Het gebruik van storytelling-technieken kan helpen bij het creëren van aantrekkelijke en makkelijk te begrijpen rapporten die gebruikers in staat stellen de volgende stap te nemen met data.

In dit artikel beschrijf ik de stappen die genomen kunnen worden Power BI rapportages te ontwerpen die aansluiten bij de behoefte van het publiek. Dit kan gebruikt worden als leidraad bij het ontwerpen van nieuwe rapporten of het aanpassen van bestaande Power BI rapporten.

Wat is storytelling en en waarom zou je het toepassen?

Storytelling is een effectieve methode die een verhaal gebruikt om het publiek aan te spreken en te inspireren. Wanneer een goed verhaal wordt verteld, trekt het onze aandacht, houdt het ons bezig en helpt het ons het resultaat te onthouden. Het integreren van storytelling in het ontwerp van een Power BI-rapport kan helpen om het publiek door het rapport te navigeren en het voor de eindgebruiker gemakkelijk te maken om actie te nemen gebaseerd op data.

Net zoals bij het traditionele verhalen vertellen, is het voor storytelling in Power BI noodzakelijk om het verhaal op het publiek af te stemmen. Immers, de manier waarop je bijvoorbeeld een verhaal vertelt aan een kind voor het slapengaan verschilt ook van de manier waarop je een verhaal vertelt aan je vrienden of collega’s. Hetzelfde verhaal werkt niet voor elke doelgroep.

Er zijn drie belangrijke voordelen van het gebruik van storytelling in Power BI:

  1. Makkelijk te volgen en te begrijpen: Door Power BI rapporten te maken met een duidelijke structuur en een verhaal, wordt het makkelijker om de gepresenteerde informatie te begrijpen.
  2. Betrokkenenheid: In plaats van naar informatie te moeten zoeken kunnen gebruikers met de resultaten aan de slag en nadenken over vervolgstappen.
  3. Tijdsbesparend: Een rapport dat makkelijk te begrijpen is en een duidelijke verhaallijn volgt, zorgt ervoor dat het veel eenvoudiger is om de benodigde informatie te vinden.

Door gebruik te maken van storytelling-technieken in Power BI ontwerp je rapporten die waarde hebben voor de eindgebruiker.

Hoe werkt Storytelling in Power BI?

Met behulp van drie stappen kun je stap voor stap kennismaken met verschillende storytelling elementen die gebruikt kunnen worden om storytelling in Power BI toe te passen.
In dit artikel wordt elke stap ook nog een keer afzonderlijk behandeld.

Onderzoek: Net als bij een klassiek verhaal moet je onderzoeken wie je doelgroep is voordat je een verhaal kunt vertellen dat gericht is aan hen.

Creëer: Ontwerp een rapport dat een verhaal vertelt en de vragen van je doelgroep beantwoordt. Welke technieken je hiervoor kunt gebruiken wordt later uitgelegd. 

Opleveren: Hoe lever je een rapport op en hoe kun je het beste testen of het werkt voor je doelgroep? 

Stap 1: Onderzoeken - Wie is de doelgroep en wat is de kernboodschap?

Om een Power BI rapport af te stemmen op de doelgroep, is het belangrijk om te weten wie die doelgroep precies is. Er zijn verschillende vragen die je kunt stellen om erachter te komen.

  • Gaat het om één persoon, een team, een groep mensen, het hele bedrijf …?

Een rapport ontwerpen voor één persoon kan makkelijker zijn dan voor een grotere groep aangezien deze verschillende behoeften en wensen hebben. Als je weet met wie je te maken hebt en wat hun behoeften zijn, kun je de juiste strategie kiezen.

  • Wat motiveert ze? Welke acties willen ze ondernemen?

Het is belangrijk om te begrijpen welke stappen, acties en beslissingen de doelgroep wil nemen op basis van het rapport. Het is van belang om de informatie te achterhalen die voor hen relevant is.
Als je bijvoorbeeld een rapport ontwerpt voor een salesteam dat werkt met targets, die een deel van hun maandelijkse salaris bepalen, zullen ze willen weten of ze het target gehaald hebben. Ze zullen dan ook willen weten hoeveel ze nodig hebben om het target te halen en welke stappen ze kunnen nemen om hun prestaties te verbeteren. Deze informatie is voor deze doelgroep dus cruciaal om op te nemen in het rapport. Hiermee kan de doelgroep zien waar ze op het moment staan en ook mogelijke vervolgstappen bepalen.

  • Hoeveel detail is nodig?

Niet elke doelgroep heeft even veel details nodig in een Power BI rapport. Teveel of te weinig details geven kan ertoe leiden dat het rapport niet efficiënt wordt gebruikt. Als een eindgebruiker bijvoorbeeld alleen geïnteresseerd is in de belangrijkste prestatie-indicatoren (KPI’s) van een afdeling en een algemeen overzicht wil, kan een rapport met alle details, meerdere filteropties en drill-through opties overweldigend zijn. Aan de andere kant, als de eindgebruiker gedetailleerde informatie nodig heeft en deze vanuit verschillende invalshoeken wil bekijken, is een infographic die zich alleen richt op de KPI’s misschien niet voldoende. Daarom is het belangrijk om de mate van detail af te stemmen op de specifieke behoeften van de doelgroep.

  • Wat is de gewenste manier van communiceren?
Het is belangrijk om te onderzoeken hoe de doelgroep het rapport zal bekijken en gebruiken, zodat het rapport dusdanig ontworpen kan worden, dat het aansluit bij de doelgroep. Als je doelgroep bijvoorbeeld vooral hun telefoon gebruikt om rapporten te bekijken, moet het ontwerp anders zijn dan wanneer je het rapport op een laptop bekijkt. Daarnaast kunnen de voorkeuren, zoals stijlvoorkeur, bijvoorbeeld donkere of lichte weergave, verschillen en het is handig om ook daarmee rekening te houden.

Persona's ontwerpen

Wanneer je te maken hebt met een groot en divers publiek, is het aan te raden om persona’s te creëren.
Persona’s zijn fictieve representaties van verschillende gebruikerstypes in een doelgroep. In een grote organisatie kan het onpraktisch en tijdrovend zijn om met elke afzonderlijke persoon te communiceren. Door persona’s te ontwerpen, kun je de verschillende typen gebruikers, hun behoeften en wensen, en hun overeenkomsten en verschillen identificeren en categoriseren.

Maak geen aannames. Als je niet rechtstreeks met de gebruikers kunt praten die met je Power BI rapport zullen werken, probeer dan met iemand te praten die hen kent of met vergelijkbare groepen in de organisatie. Aannames maken kan leiden tot het ontwerp van een rapport dat het publiek niet begrijpt of kan gebruiken.
Als je er bijvoorbeeld ervan uitgaat dat je “gewoon” het zoveelste verkooprapport ontwerpt, en dit wel “even” doet op dezelfde manier als voor de laatste doelgroep, kan dit zomaar misgaan. Het zou kunnen dat dit een hele andere doelgroep is met andere wensen en acties die ze willen nemen gebaseerd op de resultaten van het rapport.

Storytelling in Power BI: Wat is de kernboodschap?

Nadat de doelgroep voor het Power BI rapport bepaald is, is het belangrijk om te bepalen welke informatie zij nodig hebben uit het rapport en welke acties zij van plan zijn te ondernemen gebaseerd op de data. Dit helpt bij het kiezen van de juiste visualisatie en maakt het makkelijker om de informatie in het rapport te labelen of van voorwaardelijke opmaak te voorzien.

Om de kernboodschap te identificeren, kun je de doelgroep vragen om het doel van het rapport in 1 zin te beschrijven. In de zin moeten de volgende 3 onderdelen terugkomen:

  • Context (voorbeeld: een maandelijks verkooprapport voor de accountmanagers)

  • Informatie (voorbeeld: KPI’s die de prestaties van accountmanager en producten meten)

  • Acties die genomen moeten worden op basis van het resultaat (voorbeeld: evalueren van prestaties & toekomst strategie bepalen)

Kernboodschap voorbeelden

  • Elk jaar delen we informatie met het hele bedrijf over onze belangrijkste verkoopresultaten (winst, kosten, marge…) om alle medewerkers op de hoogte te houden.

Context: Jaarlijkse informatie voor een bedrijfsbrede update

Informatie: KPI’s op overkoepelend niveau

Actie: Alleen informatief

Op basis van de informatie die wordt gegeven, zou het ontwerp moeten focussen op het gebruiksgemak. Een infographic zonder filters kan perfect zij. Deze informatie zou ook gepresenteerd kunnen worden op een PowerPoint slide tijdens een jaarlijkse vergadering of deel kunnen uitmaken van een bedrijfsbrede e-mail.

  • Als managementteam evalueren we maandelijks de belangrijkste verkoopresultaten, de prestaties van onze accountmanagers (in € vergeleken met een target) en de beste/slechtste producten.

Context: Maandelijkse update voor het managementteam over de performance van accountmanagers

Informatie: Performance van de accountmanager (€ vs. target), bijbehorende beste en slechtste product verkopen

Acties: Het management wil de prestaties kunnen evalueren; deze informatie wordt vervolgens gebruikt om de performance met de accountmanagers te bespreken.

Verschillende kernboodschappen = verschillend ontwerp​

Verschillende doelgroepen hebben verschillende Power BI rapporten nodig om de aangeboden informatie te begrijpen en om ermee te kunnen werken.
Als je de doelgroep en de kernboodschap van het rapport kent, kun je op basis daarvan ontwerpen.

Als het rapport bijvoorbeeld bedoeld is voor een bedrijfsbreed publiek, kan een infographic waarin de belangrijkste informatie wordt benadrukt effectiever zijn dan een gedetailleerd rapport dat de gebruiker overspoelt met overbodige informatie.

Aan de andere kant, als het rapport bedoeld is om prestaties te evalueren, kan de eindgebruiker aanvullende ondersteunende informatie nodig hebben om te begrijpen waarom een accountmanager zijn doel niet heeft gehaald. Dit kan bijvoorbeeld gaan om gegevens over gerelateerde producten, trends in de tijd en de mogelijkheid om informatie te filteren op basis van verschillende criteria, zoals locatie.

Storytelling in Power BI - Level of Granularity
Detailniveau van rapportontwerp

Stap 2: Een verhaal ontwerpen

Zodra de doelgroep duidelijk is en de belangrijkste kernboodschap die met het rapport overgebracht moet worden, is vastgesteld, is het tijd om het rapport te ontwerpen.

Storyboard

Om een verhaal te kunnen vertellen in een rapport, kan het handig zijn om vooraf een storyboard te gebruiken.
Een storyboard is een visuele weergave van de eerder verzamelde informatie. Het kan informatie bevatten over de doelgroep, hun behoeften, de informatie die ze zoeken en de acties die ze willen ondernemen. Het bevat ook concepten van visuals die het verhaal ondersteunen.

Je kunt plakbriefjes gebruiken of een (online) tool waarmee je onderdelen makkelijk kunt verplaatsen om een storyboard te maken.

Het doel van een storyboard is om elk stukje informatie dat overgebracht moet worden visueel weer te geven. 

Door een storyboard te maken, kun je zien welke informatie in het Power BI rapport terug moet komen om de kernboodschap over te brengen. 

Sticky Notes Story Board Power BI
Pen en papier Storyboard
Concept KPI Dashboard Storytelling Power BI
Concept design

Templates

Consistentie in rapporten is belangrijk en templates zijn een goede manier om consistentie te bereiken.

Wanneer data getoond wordt aan de eindgebruiker moet de nadruk liggen op de kernboodschap en de noodzakelijke acties die moeten worden ondernomen op basis van de beschikbare informatie. Het is niet handig als de gebruiker telkens wanneer hij een ander Power BI rapport opent, weer tijd moet besteden aan het oriënteren en zoeken van functionaliteit. 

Daarom helpt het gebruik van templates bij het bieden van een gebruiksvriendelijke ervaring en verhoogt het de efficiëntie van het rapport gebruik.

Als je op dit moment geen templates gebruikt, dan kun je altijd een begin maken met het vastleggen van de elementen die je vanaf nu terug wilt laten komen in al je rapporten. Dit kan hetzelfde kleurenschema zijn, dezelfde plaatsing van de filterbalk, dezelfde visuals voor soortgelijke informatie enzovoort.
Power BI Templates
Power BI templates voor verschillende doelgroepen

Kleurenschema's

Hetzelfde kleurenschema gebruiken in alle rapporten is een manier om een consistente gebruikerservaring te bieden. De eindgebruiker wéét van tevoren al wat men kan verwachten (bijvoorbeeld als je dezelfde kleur gebruikt voor elke productgroep) en hoeft daar niet elke keer opnieuw over na te denken. Dit vermindert de cognitieve inspanning, waardoor het juist weer makkelijker wordt om te focussen op wat echt belangrijk is.

Stap 3: Opleveren van het Power BI rapport

Nadat je een rapport hebt ontworpen eindigt het niet met de oplevering. Een stap die vaak over het hoofd wordt gezien, maar toch belangrijk is, is de evaluatie.

Evaluatie

Het is belangrijk om niet alleen aan het einde van een project een evaluatie te doen, maar ook tijdens het ontwerpproces. Vraag de doelgroep om feedback tijdens het ontwerpen van het rapport en wacht niet tot het laatste moment. Afwachten kan leiden tot teleurstelling als de doelgroep iets anders heeft verwacht. Zorg er daarom voor dat je voldoende feedbackmomenten inplant.

Proefdraaien

Het kan handig zijn om een eerste versie van het Power BI rapport eerst met een kleinere selectie van de doelgroep te bespreken voordat het aan iedereen wordt getoond. Op die manier krijg je alvast terugkoppeling over de helderheid van het verhaal, het gebruiksgemak van de visuals en andere relevante aspecten.

Rapport over gebruik

Het gebruiksrapport van Power BI bekijken is een goede manier om te zien of gebruikers een rapport openen. Een ongeopend rapport kan erop wijzen dat gebruikers het niet kunnen vinden. Een rapport dat tijdens de evaluatie werd geopend, maar daarna nooit meer, kan betekenen dat het niet de gewenste informatie biedt.

Samenvattend - Best practices voor storytelling en Power BI

  • Leer je doelgroep kennen! Niet iedereen heeft dezelfde behoeften en wensen met betrekking tot Power BI rapporten.
  • 1 kernboodschap voor 1 story.
  • Gebruik een storyboard en templates om te controleren of het verhaal werkt.
  • Evalueer, niet alleen aan het einde maar ook tussentijds.

Samen inzichten creëren?

Neem gerust contact op!