Power BI Design voor verschillende doelgroepen

One size fits (almost) no one

Een Power BI dashboard voor verschillende doelgroepen ontwerpen kan uitdagend zijn. De informatie die getoond wordt moet naast bruikbaar en informatief ook visueel aantrekkelijk en makkelijk te begrijpen zijn. 

Sommige gebruiker hebben behoefte aan gedetailleerde informatie met verschillende filter en drillthrough opties waar anderen allen de belangrijkste indicatoren (KPI’s) en een globaal overzicht nodig hebben.
Ook het gebruik kan heel erg van elkaar verschillen. De ene wil in een interactief dashboard werken, terwijl de andere het dashboard wil afdrukken en meenemen naar een overleg.

Uiteindelijk is het ook belangrijk om te beseffen dat mensen informatie op verschillende manieren verwerken. Waar de een een verhaal nodig heeft om door een dashboard geleid te worden, zoekt een ander de mogelijkheid om zelf vanuit verschillende invalshoeken naar de data te kijken.

Power BI Dashboard Infographic Scuba Diving Analysis
Dashboard (links) vs Infographic (rechts) - beide gemaakt in Power BI - zin ontworpen voor verschillende eindgebruiker.

Buiten de kaders denken

Een Power BI dashboard dat de vragen van alle doelgroepen binnen een organisatie beantwoordt, wie wil dat nou niet? Wat in de theorie heel handig klinkt, leidt in de praktijk vaak tot een onoverzichtelijk dashboard dat door geen enkele doelgroep meer te gebruiken is. Niet alleen wordt het dashboard niet gebruikt, maar door de vele (irrelevante) informatie proberen mensen ook cijfers te duiden en te interpreteren die niet relevant zijn. Dit leidt wederom tot discussie en wantrouwen in de data.

Als we van het idee afstappen dat één dashboard alles kan oplossen en kijken naar de optie om verschillende doelgroepen op andere manieren informatie aan te bieden, kunnen we een veel gerichtere aanpak kiezen. Kijkend naar de twee dashboards bovenaan de pagina, zien we dat het eerste dashboard een traditioneel dashboard is met interactieve filters, doorklikbare grafieken en veel ondersteunende informatie. Het tweede dashboard is een infographic die alleen de belangrijkste informatie bevat.

Dit wetende, hoe komen we erachter wie onze doelgroep(en) zijn en wat ze nodig hebben?
Dat is op zich niet heel moeilijk: praat met ze en stel vragen.

Een aantal voorbeeld vragen zijn:

  • Wat is het doel van dit dashboard? Welke stappen worden genomen aan de hand van de informatie die getoond wordt?
  • Op welke manier wordt het dashboard gebruikt?
  • Tot welk detailniveau is informatie nodig?
  • Hoe technisch is de doelgroep, hebben ze veel ervaring met Power BI?

Overwegingen die je moet maken als je denkt aan je doelgroep

Hoeveel ervaring heet de doelgroep met Power BI en dashboards? 

Niet iedereen werkt dagelijks met data en dashboards. Functionaliteit die vanzelfsprekend lijkt, zoals filteren, drillthrough en het gebruik van bladwijzers, kan heel verwarrend zijn voor een gebruiker met weinig ervaring. De makkelijkste optie is om alle gebruikers te trainen, maar iemand die maar één keer per maand een dashboard opent, zal veel informatie over de functionaliteit niet onthouden.

Voordat je begint met het ontwerpen van een Power BI dashboard, is het daarom belangrijk om de eindgebruiker te begrijpen.

  • Niet iedereen hoeft alle data te zien. Infographics kunnen handig zijn voor gebruikers die snel een blik willen werpen. Denk aan een manager die voor een vergadering even snel de belangrijkste cijfers op een mobiel wil bekijken of een projectmanager die een globaal overzicht nodig heeft.
  • Een traditioneel dashboard met veel opties om met de data verder te werken is handig voor gebruikers die vaker met dashboards werken. Ze hebben de functionaliteit wellicht ook nodig om extra analyses uit te voeren of verschillende filters toe te passen. Een infographic zou voor deze gebruikers juist te simpel zijn.
Power BI Scuba Diving Dashboard Infographic Designing for different audiences
Gebruik een infographic in plaats van een dashboard als je doelgroep niet alle details nodig heeft.

Hoeveel tijd wil de doelgroep aan het dashboard besteden?

Mensen die met data werken en dashboards ontwerpen, vergeten wel eens dat niet iedereen even ervaren is in de omgang met Power BI en het interpreteren van de getoonde resultaten.

  • Wil de doelgroep een snelle blik op de belangrijkste cijfers en vervolgens acties of beslissingen nemen gebaseerd op de informatie? Ontwerp dan een dashboard dat deze informatie biedt en overspoel de gebruiker niet met details.
  • Is de doelgroep geïnteresseerd in details en gebruiken ze de informatie bijvoorbeeld voor verdere analyse? Gebruik dan geen vage visuals waarbij de gebruiker moet gissen welke informatie getoond wordt.

Heeft de doelgroep een combinatie hiervan nodig? Overweeg dan om bijvoorbeeld twee pagina’s in Power BI aan te maken. Een pagina met een overzicht van de KPI’s en een tweede met gedetailleerdere informatie.

Power BI Dashboard Scuba Diving Analysis designing for different audiences
Gebruik een dashboard als je doelgroep in de gegevens wil duiken.

Wat heeft de eindgebruiker echt nodig?

Veel mensen proberen alle beschikbare informatie in een Power BI dashboard te stoppen, omdat ze bang zijn dat de gegevens “later belangrijk kunnen zijn”. Dit maakt een dashboard onoverzichtelijk. Alleen omdat de data ooit gebruikt zou kunnen worden, betekent dit niet dat de data nu op het moment ook waarde toevoegt.  

Door de eindgebruiker centraal te stellen in het ontwerpproces, kun je betere dashboards creëren die gemakkelijk te gebruiken en te begrijpen zijn.

Samen inzichten creëren?

Neem gerust contact op!