PorcuBI – Power BI – Business Intelligence

PorcuBI

Power BI Dashboard Design

Van Schets naar design

Het ontwerpen van een Power BI-dashboard lijkt simpel. Power BI heeft een gebruiksvriendelijke interface en het is gemakkelijk om tabellen en grafieken te maken nadat de gegevens zijn geladen. Helaas leidt dit nogal eens tot teleurstelling als het eindresultaat niet de verwachte resultaten toont of door niemand begrepen wordt.

Het is jammer als er veel tijd wordt besteed aan het verzamelen, opschonen en testen van data als de data uiteindelijk niet wordt gebruikt vanwege een niet aansluitend Power BI-ontwerp.

In dit artikel worden een aantal stappen gedeeld die iedereen kan nemen tijdens het ontwerpen van een Power BI-dashboard. Deze stappen zijn helaas geen 100% garantie voor succes, simpelweg omdat er geen one-size-fits-all dashboard bestaat. Dezelfde gegevens kunnen op verschillende manieren worden gevisualiseerd en kunnen daarmee verschillende antwoorden voor verschillende doelgroepen beantwoorden.

Design Schets

Stap 1 - Wie is je eindgebruiker?

Vaak wordt de eindgebruiker niet meegenomen tijdens het ontwerp proces. Dit gebeurt omdat er vooral naar de vereisten vanuit de business wordt gekeken en tijd wordt besteed aan het achterhalen van bijvoorbeeld de definities van de KPIs. De eindgebruiker is echter degene die uiteindelijk met het dashboard gaat werken en die beslissingen wil nemen op basis van de data. 

Om te achterhalen waar de eindgebruiker naar op zoek is, kunnen de volgende vragen gesteld worden:

  • Wie zijn de eindgebruikers? Is dit een medewerker, meerdere teams of het hele bedrijf?
  • Wat is de Power BI ervaring? 
  • Hoe gaan de eindgebruikers met de dashboards werken? Op een laptop, tablet, mobiel, TV? Wordt het uitgeprint?
  • Welke vragen moeten beantwoord worden aan de hand van het dashboard? Welke acties willen de eindgebruiker nemen aan de hand van de informatie?

Stap 2 - Welke informatie is nodig om het Power BI dashboard te ontwerpen?

Het klinkt voor de hand liggend, maar niet alle beschikbare informatie is ook echt nodig. En toch zijn bedrijven vaak vast ervan overtuigt dat zij WEL alle informatie van de afgelopen 20 jaar, gefilterd op 20 verschillende manieren, nodig hebben om beslissingen te nemen.
In werkelijkheid is veel minder informatie nodig om beslissingen en acties te ondernemen. Maar waarom wordt er dan zo vaak naar gevraagd?
Een reden is gewoonte. Mensen zijn gewend om alle informatie in het ERP-systeem te kunnen zien en dus denken ze dat dit in Power BI ook nodig is. Een andere reden is een gebrek aan een datastrategie. Als niet bekend is welke data echt nodig is om beslissingen te nemen, wordt er vaak gekozen om alles te willen zien.

Om een goed Power BI dashboard te ontwerpen is het essentieel om vooraf en tijdens het ontwikkelen te bespreken welke data echt belangrijk is. Dit kan met een simpele strategie sessie waarbij samen de huidige situatie boven tafel wordt gehaald en bepaald wordt welke informatie belangrijk is. 

Vragen om te achterhalen welke informatie belangrijk is

  • Welke beslissingen willen we met dit dashboard nemen?
  • Welke acties gaan we ondernemen op basis van de informatie uit het dashboard?
  • Als ik het dashboard in de ochtend open, ben ik op zoek naar deze informatie: _____ omdat ik deze vervolgstappen wil nemen: _____.
  • Als ik tijdens het wekelijkse overleg de resultaten presenteer, gebruik ik grafiek _____ om _____ te laten zien.

Deze vragen zijn ook handig om te stellen als er al een dashboard is dat niet gebruikt wordt. Als er bijvoorbeeld geen enkele use case is voor een bepaalde grafiek of tabel, is de kans groot dat hij niet nodig is in dit dashboard.

Stap 3 - Template, mock-ups en het (uiteindelijk) design

Nadat je hebt achterhaald welke informatie noodzakelijk is om beslissingen en acties te nemen wordt het tijd om de data te visualiseren.

Maar hoe begin je daarmee? 

  • Kies een kleurenschema. Dit kleurenschema komt later terug in het hele dashboard. Als een bepaalde huisstijl belangrijk is, kijk dan welke kleuren hierbij passen.
    Handige websites hiervoor zijn:
    color.adobe.com/nl/explore
    palettemaker.com/app
  • Maak een mock-up. Een mock-up is een schets van het uiteindelijke dashboard. Je kunt deze schets online of met pen en papier maken. Het gaat er vooral om dat je kijkt hoe het dashboard visueel overkomt, zonder dat je het hele dashboard alvast hoeft te bouwen.
  • Gebruik een template. Als er meer dan 1 dashboard is, is het aan te bevelen om templates te gebruiken. Templates hebben bijvoorbeeld al een kleurenschema en een (semi) vaste indeling. Op deze manier weten de eindgebruikers precies wat ze kunnen verwachten, zoals informatie en filters die altijd op dezelfde plek staan.
Design Mockup

Stap 4 - Power BI dashboard design - het uiteindelijke ontwerp

Nadat de mock-up is gemaakt, besproken en goedgekeurd, begint het werk in Power BI. Als de voorgaande stappen zijn doorlopen, is deze stap vrij eenvoudig, omdat het layout en de kleurstelling al bekend zijn.
Soms kom je in Power BI erachter dat een idee dat eerder is uitgewerkt toch niet zo goed werkt of dat er betere ideeën zijn. Dit is niet erg, maar het is een goed moment om gemaakte keuzes te heroverwegen en opties te bespreken.

Dashboardontwerp is een iteratief proces. Tijdens het proces leer je meer over de data en de achterliggende processen. Deze informatie kan dan weer worden gebruikt om nog meer waarde uit de data te halen.

Scroll naar boven