Power BI Burndown Chart - Projectvoortgang visualiseren​

Snel en makkelijk inzicht in projectvoortgang

Het coördineren van een project en het bewaken van de voortgang kan een uitdaging zijn, vooral als het niet duidelijk is hoeveel uren al zijn besteed en hoeveel nog beschikbaar zijn.
Vaak kijkt men enkel naar het initiële projectbudget en het totaal aantal bestede uren, waarbij een negatief getal een budgetoverschrijding betekent. Het lijkt vaak een mysterie “wanneer” en “waarom” een project is vertraagd; het is achteraf nauwelijks te achterhalen wat er is gebeurd. Het “waarom” moet uiteraard besproken worden met het team, maar het “wanneer” kan gevisualiseerd worden met behulp van een burndown chart in Power BI (of een andere BI-tool).

Burndown Chart Power BI
Project dashboard met een traditionele tabel aan de linkerkant en een burndown grafiek aan de rechterkant

Een burndown chart is een visualisatie van data waarbij zowel projectmanagers, BI/IT-teams en andere belanghebbenden hun voordeel kunnen halen. De grafiek toont de bestede uren, de geplande uren en de resterende uren (de lijn in de visualisatie), waarmee direct inzichtelijk wordt of het project op schema ligt, vertraging heeft opgelopen of het risico loopt om het budget te overschrijden.

Voordelen Burndown Chart

Traditionele tabel
Burndown Chart

Een Burndown Chart in Power BI maken

Om een burndown chart in Power BI te maken, is het niet nodig om een extra visual uit de AppStore te downloaden. Een meting in DAX en het gebruik van een combinatiegrafiek (lijn en kolom visual) is voldoende! Wat nodig is:

Example of input data for a burndown chart in Power BI
Voorbeeld van data die nodig is om een Burndown Chart in Power BI te maken

Stappenplan - een Burndown Chart in Power BI maken

Een burndown chart in Power BI kan in vier eenvoudige stappen worden gemaakt als de nodige informatie beschikbaar is, zoals budgeturen, bestede uren, geplande uren (indien beschikbaar) en datum.

Stap 1 - Totaal aantal uren

Om te beginnen willen we weten hoeveel uren er beschikbaar zijn voor een bepaald project. Om deze informatie te krijgen, moeten we alle beschikbare uren voor een project samenvatten.

In het DAX-voorbeeld wordt de ALL-functie gebruikt. Dit zorgt ervoor dat de berekening voor alle projecten wordt gedaan, ongeacht eventuele filtering.

				
					Hours_Project_Budget= 
CALCULATE ( SUM ( Project[Budget Hours] ),
ALL ( Project[Project ID] )) 
				
			
Voorbeeld DAX meting: Totaal aantal uren

Stap 2 - Cumulatief bestede uren

Als tweede stap hebben we een meting nodig die de cumulatief bestede uren berekent. Cumulatief betekent opgeteld:

WeekUrenCumulatief
155
227

Je hebt deze meting per dag (of week, maand…) nodig om te bepalen hoeveel uren er tot een bepaald moment zijn besteed. Op deze manier kun je in de volgende stap de uren van de totale uren aftrekken.

In de DAX-formule wordt een filter op de datum gemaakt. Deze filter zorgt ervoor dat alleen de uren tot een bepaalde datum worden opgeteld (anders zouden alle uren worden opgeteld, ongeacht de datum).

				
					Hours_Spent_Cumulative = 
CALCULATE (
    SUM ( 'Project Activity'[Hours Spent_and_Planned] ),
   'Date'[Date] <= MAX ( 'Date'[Date] )
)
				
			
Voorbeeld DAX meting: Cumulatief bestede uren

Stap 3 - Stap 1 & 2 combineren om de Burndown-lijn te krijgen

De definitieve meting is een combinatie van stap 1 en 2. In de DAX gebruik ik variabelen voor de metingen 1 en 2 en een return-statement om de resultaten van stap 1 en 2 van elkaar af te trekken.
Het is dus niet per se nodig om aparte metingen te maken voor stap 1 en 2, maar het kan handig zijn om deze metingen eerst te maken om de tussenresultaten te testen.

Met deze DAX meting worden de cumulatief bestede uren afgetrokken van de totale uren, afhankelijk van het tijdstip (datum). Het resultaat wordt vervolgens gebruikt als lijn in de lijn- en kolom visual.

				
					Burndown line = 
var Hours_Project_Budget= 
CALCULATE ( SUM ( Project[Budget Hours] ),
ALL ( Project[Project ID] )) 

var Hours_Spent_Cumulative = 
CALCULATE (
    SUM ( 'Project Activity'[Hours Spent_and_Planned] ),
   'Date'[Date] <= MAX ( 'Date'[Date] ))

return Hours_Project_Budget - Hours_Spent_Cumulative
				
			
Voorbeeld: Combineren stap 1 en 2

Stap 4 - De Burndown Chart in Power BI maken

Doorloop de onderstaande stappen om de burndown grafiek te maken:

  1. Toevoegen van een lijn & kolom visual (combinatiegrafiek): Door een combinatiegrafiek te gebruiken kan er makkelijk onderscheid gemaakt worden tussen verschillende urentypes.  

  2. X-as: Datum informatie (in dit voorbeeld, week)

  3. Y-as: Uren besteed en uren gepland (als uren gepland niet beschikbaar zijn, zijn uren besteed ook voldoende) 

  4. Lijn Y-as: Dit is de burndown-lijn die we in de vorige stappen hebben gemaakt.

Hoe en wanneer gebruik je een Burndown Chart?

Burndown Chart Power BI
Projectdashboard met een traditionele tabel aan de linkerkant en een burndown chart aan de rechterkant

De burndown chart uit dit artikel is gebaseerd op het urenbudget voor een heel project. Indien de informatie beschikbaar is, kun je ook inzicht creëren in bijvoorbeeld projectactiviteiten of bijvoorbeeld de prestaties van medewerker per project(activiteit).

Samen inzichten creëren?

Neem gerust contact op!