Datagedreven inzichten creëren met Power BI

Breng helderheid in Power BI-rapporten.

Onlangs kwam ik een uitspraak tegen die luidde: “Mensen kopen geen product, ze kopen een oplossing voor hun problemen.”

Veel Power BI-rapporten hebben hetzelfde probleem: er wordt een overvloed aan informatie getoond, waardoor gebruikers vaak moeite hebben met het vinden van de antwoorden die ze nodig hebben. Ze moeten door tabellen en visuals bladeren en de juiste filters, bladwijzers en doorklikopties kiezen om de antwoorden te vinden die ze zoeken. Dit kan frustrerend zijn en is een van de redenen waarom veel rapporten niet vaak worden gebruikt of waarom de adoptiegraad van BI-tools binnen een bedrijf laag blijft.

Hoewel we allemaal datagedreven willen werken, blijkt dit moeilijker dan verwacht. Veel bedrijven wisselen daarom ook van BI-tool omdat ze het gevoel hebben dat ze niet de benodigde inzichten krijgen en niet in een datagedreven omgeving kunnen werken. Maar de realiteit is dat geen tool magisch inzichten kan creëren zonder de specifieke situatie van het bedrijf te kennen. Om echt te profiteren van een BI-tool moeten rapporten worden ontworpen met de eindgebruiker in gedachten en de acties die ze willen ondernemen. Alleen als we weten wie het rapport waarom gaat gebruiken, kunnen we het data-gedreven ontwerpen.

Zoektocht in Power BI

Het helpt om een aantal belangrijke factoren te overwegen bij het ontwerpen van een Power BI-rapport. Je moet zowel de eindgebruiker goed begrijpen als ook de boodschap die het rapport moet overbrengen, en de acties die de eindgebruiker wil ondernemen met de inzichten uit het Power BI-rapport. Vaak wordt dit echter overgeslagen vanwege strakke deadlines of aannames die worden gemaakt. Bovendien is niet iedereen even ervaren in het stellen van de juiste vragen of begrijpen van de behoeften van hun gebruikers.

Als gevolg daarvan bieden sommige Power BI-rapporten ‘iets voor iedereen’ – als je vaak genoeg klikt, vind je wel iets… Maar dat is eigenlijk niet wat we willen.

Alle informatie
Data-gedreven

Hoe creëer je datagedreven inzichten met Power BI?

Het begrijpen van je doelgroep en hun behoeften is belangrijk om informatie effectief te presenteren. Deze stappen kunnen je helpen bij het verzamelen van de benodigde informatie:

Onderzoek

  • Leer je doelgroep kennen.
  • Begrijp waar ze naar op zoek zijn.
  • Begrijp hoe ze beslissingen nemen.

Ontwerp

  • Ontwerp met het doel van de eindgebruiker in gedachten.
  • Maak visuals relevant, eenvoudig en gemakkelijk te begrijpen.
  • Bied context.
  • Lever gedetailleerde of vereenvoudigde informatie.

Evaluatie

  • Het is een iteratief proces, wacht niet tot het einde.
  • Voortdurende evaluatie is belangrijk.
    •  

Stap 1: Onderzoek

Wie zijn de gebruikers, waar zijn ze naar op zoek en hoe nemen ze beslissingen?

Het is belangrijk om te begrijpen wie de eindgebruikers zijn, om zo een Power BI rapport te creëren dat de gebruikers helpt om datagedreven beslissingen te nemen. Om een beter beeld te krijgen, kunnen de volgende vragen worden gesteld:

Gaat het om één persoon, een team of het hele bedrijf?

Als het rapport voor één persoon is, kan het makkelijker zijn om aan de specifieke behoeften te voldoen. Maar als het voor een groter publiek is, zijn er waarschijnlijk meer uiteenlopende behoeften, wensen en gewenste acties waarmee rekening moet worden gehouden. Daarom is het essentieel om rekening te houden met de beoogde doelgroep en het rapport daarop af te stemmen.

  • Wat is het ervaringsniveau met Power BI en rapporten in het algemeen?

Het is van groot belang om te onthouden dat het best uitziende rapport met een uitstekende datakwaliteit mogelijk niet werkt voor je doelgroep omdat ze niet vertrouwd zijn met de navigatie door het rapport en de interpretatie van de gegevens.

Welke acties willen ze ondernemen?

Het begrijpen van de gewenste acties, beslissingen en vervolgstappen van eindgebruikers is cruciaal bij het opstellen van een Power BI rapport. Daarom is het belangrijk om de essentiële informatie te identificeren die de eindgebruikers nodig hebben.

Stel je bijvoorbeeld voor dat je een rapport opstelt voor een salesteam dat targets moet halen. Hun maandelijkse salaris hangt af van het behalen van deze targets. De gebruikers willen dan waarschijnlijk weten of ze hun doelen hebben gehaald. Ze zullen ook geïnteresseerd zijn in het bepalen van het bedrag dat ze nodig hebben om het doel te bereiken en welke maatregelen ze kunnen nemen om hun prestaties te verbeteren.

Begrijpen van het proces om data-gedreven inzichten te creëren.

Nadat je hebt achterhaald wat je doelgroep nodig heeft om beslissingen te kunnen nemen, is het belangrijk om de vervolgstappen te begrijpen. Bijvoorbeeld, welke acties zal de Salesmanager ondernemen als het doel niet wordt gehaald? Welke informatie heeft de manager nodig om deze beslissingen te nemen?

Een visualisatie of rapport kan nog zo mooi zijn; als het niet bijdraagt aan het verkrijgen van inzichten, heeft het weinig waarde voor de eindgebruiker.

Geen hints
Visuele hints

Stel dat de salesmanager snel wil achterhalen hoe vaak een doelstelling is gemist. In dat geval kunnen we gebruikmaken van voorwaardelijke opmaak en een DAX-meting in de titel om relevante context te bieden. Als de volgende stap is om de categorie te identificeren die snel actie vereist, tonen we de benodigde visuele weergave van die informatie. Tenslotte, als de salesmanager het slechtst presterende product wil zien, bieden we ook die optie aan.

Het is essentieel om relevante informatie te verstrekken op basis van de behoeften en processen van de eindgebruiker; de enige manier om dat goed te doen, is door ze goed te leren kennen.

Voorbeelden helpen!

Vooral wanneer je doelgroep niet bekend is met Power BI, kunnen voorbeelden en aanvullende vragen nuttig zijn.

Vragen die je kunt stellen:

  • Welke dagelijkse beslissingen moet je nemen, en hoe kan data dit ondersteunen?
  • Op welke cruciale informatie baseer je jouw beslissingen?
  • Wanneer je ’s ochtends een rapport opent, wat zou je dan willen zien? Wat is belangrijk?
  • Kijkend naar deze vier voorbeelden van visualisaties, welke vind je het makkelijkst te begrijpen? En welke geeft je het meeste inzichten in je doelen?
Data-driven Power BI matrix visual - different ways to visualize the same information
Matrix visualisatie, 4 voorbeelden met verschillende voorwaardelijke opmaak

Stap 2: Onderzoek

Ontwerpen met de doelstelling van de eindgebruiker in gedachten.

Het doel van een Power BI-rapport bepaalt het ontwerp ervan, inclusief de hoeveelheid informatie en het benodigde detailniveau. Het rapport moet de informatie benadrukken waarop beslissingen zijn gebaseerd. Power BI biedt talloze opties, maar de overvloed aan keuzes kan soms leiden tot besluiteloosheid of vasthouden aan vertrouwde opties. Het is essentieel om te onthouden dat dezelfde informatie op verschillende manieren kan worden weergegeven.

Tip: Als je werkt met een bestaand Power BI rapport dat op het moment niet de gewenste inzichten biedt, bekijk dan elke visualisatie afzonderlijk. Door elke visualisatie afzonderlijk te beoordelen, kun je voorkomen dat je je overweldigd voelt en de problemen één voor één aanpakken in plaats van te proberen het hele rapport in één keer te verbeteren.

The purpose of a Power BI report determines its design
Voorbeelden kunnen helpen om je doelgroep de mogelijkheden te laten zien.

Laat je inspireren!

Voorbeelden kunnen helpen bij het nemen van beslissingen en het zien van mogelijkheden. Zo biedt Data Goblins bijvoorbeeld twee informatieve artikelen over staaf- en lijngrafieken.

https://data-goblins.com/power-bi/bar-charts

https://data-goblins.com/power-bi/line-chart-basics

Maak visuals relevant, eenvoudig en gemakkelijk te begrijpen!

De snelste manier om je eindgebruiker te verliezen, is door visualisaties en tabellen te gebruiken die ze niet begrijpen. Soms overschatten rapportontwikkelaars ook de tijd en moeite die de eindgebruiker wil besteden aan het vinden van relevante informatie. Dit gebeurt omdat ontwikkelaars precies weten waar ze naar op zoek zijn, maar dat geldt niet voor de eindgebruiker. Het niet vinden van relevante informatie zal de gebruiker beletten om op data gebaseerde beslissingen te nemen en zal de adoptiesnelheid voor het Power BI-rapport verminderen.

Context bieden.

Elke visualisatie afzonderlijk is misschien makkelijk te interpreteren, maar gecombineerd met andere visuals in een rapport kan het moeilijk zijn om de informatie te vinden die de eindgebruiker zoekt. Context bieden, zoals het plaatsen van het antwoord in de titel, kan helpen om de visualisatie sneller te begrijpen. In plaats van bijvoorbeeld “Verkoop vs. doel per maand” zou je kunnen kiezen voor een titel als “Verkoopdoel vier keer gehaald in 2023.”

Met behulp van DAX en voorwaardelijke opmaak kan dit eenvoudig geïmplementeerd worden en reageert de titel ook op de geselecteerde filters.

Data -driven context provided in Power BI
De titel geeft context zodat de gebruiker de informatie in de visual beter begrijpt.

Vereenvoudigen of meer detail?

Bij het ontwerpen van visualisaties is het essentieel om rekening te houden met de behoeften van de eindgebruiker en de specifieke vraag die ze willen beantwoorden. Soms is een eenvoudigere visualisatie beter. Bijvoorbeeld, als we alleen willen weten of een doel is behaald en in welke maand dit is bereikt, hebben we geen extra informatie nodig. Dit kan het geval zijn wanneer we een infographic gebruiken en alleen een overzicht willen bieden.

Soms is het echter niet voldoende om alleen een overzicht van de gegevens te geven. De doelgroep heeft mogelijk meer gedetailleerde informatie nodig om op data gebaseerde beslissingen te nemen. Als ze bijvoorbeeld willen zien welke dag de grootste impact had op het halen of missen van het doel, moet deze aanvullende informatie ook beschikbaar zijn. Alleen als we weten welk detailniveau gewenst is, kunnen we visualisaties dusdanig ontwerpen dat ze precies aan de behoefte voldoen.

Data-Driven design in Power BI - Simplify Target Visualization with a matrix tabel and conditional formatting
Simpele doelvisualisatie met matrixvisual in Power BI
Power BI Simplify Target Visualization with a matrix tabel and conditional formatting, more detail
Power BI-doel visualisatie met een matrix visualisatie

Stap 3: Evaluatie van datagedreven inzichten

Om echt te weten of een Power BI-rapport helpt om datagedreven te werken, moet er (regelmatig) geëvalueerd worden. Het is belangrijk om dit niet pas aan het einde te doen, maar om tussendoor continu te verifiëren of de visualisatie echt werkt voor de eindgebruiker.

Betrek de eindgebruiker zo vroeg mogelijk!

Hoe eerder je je eindgebruiker betrekt, hoe beter. Dit stelt je in staat om feedback te krijgen over het Power BI-rapport terwijl het vordert, in plaats van te wachten tot het einde om te bepalen of het aan hun behoeften voldoet.

  • Test verschillende versies van Power BI-visuals.

Visuals kunnen een krachtig middel zijn om je boodschap over te brengen, maar ze moeten effectief zijn. Door verschillende versies van visuals te testen, kun je zien wat werkt en wat niet, en dienovereenkomstig aanpassingen maken.

Data-driven Power BI matrix visual - different ways to visualize the same information
Verschillende opties voor doel visualisatie met matrix visualisatie in Power BI

Doe geen aannames.

Het is belangrijk om niet te veronderstellen dat je precies weet wat je publiek wil of nodig heeft. Verschillende individuen en bedrijven hebben hun unieke kenmerken, ondanks dat dit misschien op het eerste gezicht niet zo lijkt. Twee bedrijven kunnen hetzelfde doel delen, maar kunnen verschillende benaderingen en specifieke doelen hebben om dat doel te bereiken.

Verzamel feedback

Het is van groot belang om feedback te verzamelen van gebruikers die het Power BI-rapport zullen gebruiken. Luisteren naar hun input en er rekening mee houden is essentieel om te waarborgen dat het rapport daadwerkelijk nuttig is voor het beoogde publiek. Ondanks dat dit wellicht als een uitdaging kan voelen, onthoud dat het niet om jou gaat, maar om de verbetering van het rapport. De enige manier om het rapport te versterken is door aandacht te schenken aan hun feedback.

Belangrijkste punten - Datagedreven inzichten met Power BI

  • Het is belangrijk om te snappen waar de eindgebruiker naar op zoek is.
  • Begrijp de processen – als je de processen niet kent kun je er ook niet op sturen.
  • Achterhaal de echte vraag.
  • Geen one-size-fits-all!
  • Betrek de eindgebruiker bij het proces.

Samen inzichten creëren?

Neem gerust contact op!